Ablauf der Akkreditierung, Abgrenzung

Die Akkreditierung der Repräsentanz und Filiale gleicht sich in allen Punkten. Deshalb wird dieses Prozedere einheitlich beschrieben.

Die Repräsentanz ist eine gesonderte Betriebsstätte, die das Recht hat, die Interessen der Muttergesellschaft zu vertreten. Darunter fallen Aufgaben wie Marketing und Werbung, Aufbau von Kontakten, Sprecherfunktion etc. Es ist der Repräsentanz nicht gestattet, kommerzielle Tätigkeiten auszuführen. Die Repräsentanz ist keine juristische Person im Sinne des Gesetzes.

Die Filiale darf die Funktion einer Repräsentanz ausüben und darüber hinaus kommerziell Tätig sein. Die kommerzielle Tätigkeit erfolgt jedoch ausschließlich im Namen der Muttergesellschaft. Das bedeutet, dass alle Verträge ausschließlich über die Muttergesellschaft abgeschlossen werden. Die Filiale ist ebenfalls keine juristische Person im Sinne des Gesetzes.

Der Nachteil der Filiale liegt in der Haftungsregelung. Für die gesamte Tätigkeit der Filiale haftet gegenüber Vertragspartnern und russischem Staat die Muttergesellschaft.

Ist eine rein kommerzielle Tätigkeit in Russland geplant, so ist die Filiale aufgrund der Durchgriffshaftung auf die Muttergesellschaft eher nachteilig.

Akkreditierung der Repräsentanz bei der Steuerbehörde, IHK und weiteren Behörden

Der erste Schritt ist die Voranmeldung der Repräsentanz bei der Industrie- und Handelskammer der Russischen Föderation („IHK“). Das Akkreditierungsverfahren bei der IHK dauert ca. 5 Arbeitstage ab der Einreichung sämtlicher Unterlagen. Die IHK bescheinigt den Antrag und akkreditiert die ausländische Mitarbeiter.

Nach der Voranmeldung ist die ausländische Repräsentanz bei der Steuerinspektion Nr. 47 Russlands in der Stadt Moskau zu akkreditieren. Die Anmeldung erfolgt in ca. 25 Arbeitstage ab dem Zeitpunkt der Einreichung der erforderlichen Unterlagen.

Nach der Akkreditierung bei der Steuerinspektion ist die Repräsentanz noch beim Föderalen Statistikamt und bei den russischen außerbudgetären Fonds zu registrieren. Dafür sind bei diesen Behörden vor Ort entsprechende Anträge zu stellen.

Anschließend sind die Bankkonten der Repräsentanz zu eröffnen.

Erforderliche Unterlagen und Informationen

Für die Akkreditierung wird eine Vielzahl von Unterlagen von verschiedenen Seiten benötigt. Einige Unterlagen werden vor Ort in Russland erstellt, andere müssen im Ausland von der Muttergesellschaft beschafft werden.

Unterlagen die im Ausland und teils in Russland vorbereitet werden müssen:

  1. Handelsregisterauszug der Gründungsgesellschaft notariell beglaubigt und mit Apostille;
  2. Satzung Gründungsgesellschaft notariell beglaubigt und mit Apostille;
  3. Beschluss über die Gründung einer Repräsentanz notariell beglaubigt und mit Apostille (Vorlage wird von uns gestellt);
  4. Notariell beglaubigte und apostllierte Vollmacht für den Repräsentanzleiter (Vorlage wird von uns gestellt);
  5. Notariell beglaubigte und apostllierte Vollmacht für m|legal (Vorlage wird von uns gestellt);
  6. Bestätigung der juristischen Adresse (Garantieschreiben des Vermieters, Mietvertrag). Wird von uns erstellt, wenn Sie unseren Dienst „Juristische Adresse in Russland“ in Anspruch nehmen.

Unterlagen, die von uns auf Grundlage der Vollmacht vorbereitet werden:

  1. Antrag;
  2. Satzung der Repräsentanz und notarielle Kopie.

Benötigte Informationen:

  • Vollständige und abgekürzte Firmenname;
  • Adresse der Muttergesellschaft mit Telefon- und Faxnummer;
  • Tätigkeitsarten der Gesellschaft.

Die Unterlagen, die im Ausland erstellt werden, werden in Russland von uns notariell beglaubigt und übersetzt.

Interimsmanagement

Für die Zeit der Suche nach einem Repräsentanz-, bzw. Filialleiter müssen Sie einen, wenn auch nominellen Leiter mit russischer Staatsangehörigkeit einsetzen.

Wir bieten Ihnen den Dienst eines Interimsmanagers an.

Der Interimsmanager wird bei der Gesellschaft als Nebenbeschäftigter eingestellt. Zu den Pflichten des Interimsmanagers gehören Unterzeichnung der buchhalterischen und anderen Unterlagen, die von einem Leiter visiert werden müssen, Unterzeichnung von Vollmachten und Verträgen auf voraussichtliche Zustimmung des Mandanten, Unterzeichnung von jeglichen Unterlagen im Bereich des Personalmanagements.

Selbstverständlich können auch repräsentative Zwecke erfüllt werden, wie Teilnahme an wichtigen Verhandlungen.

Für die Gewährung eines Interimsmanagers ist unserer Kanzlei monatlich eine Pauschale zu zahlen. Der Interimsmanager gilt als ein Mitarbeiter der Gesellschaft, mit dem ein Arbeitsvertrag abzuschließen ist. Ihm ist ein Gehalt zu zahlen.

Die Tätigkeit eines Interimsmanager wird entweder ein deutscher Rechtsanwalt oder einer unseren Juristen übernehmen. Damit haben Sie einen Spezialisten im rechtlichen Bereich und einen Leiter in einer Person und haben dabei nur einen Ansprechpartner für ein sehr breites Aufgabenfeld.

Kosten

Kostenaufwand bei der Akkreditierung einer Repräsentanz/Filiale ist sehr überschaubar. Abgesehen von den Leistungen eines Anwalts fallen u.a. Übersetzungs-, Notarkosten und Staatsgebühren an.

  • Notar- und Übersetzungskosten liegen meist bei insgesamt EUR 1.000;
  • Konteneröffnung ab ca. EUR 120 Beglaubigungskosten.

Die Höhe der Voranmeldung bei der IHK und Akkreditierungsgebühr bei der Steuerbehörde sind wie folgt:

  • Voranmeldung und 1 ausländischen Mitarbeiter            EUR 90
  • Akkreditierung bei der Steuerbehörde                              EUR 2.000

Bitte beachten Sie, dass die Gebühren sich jederzeit ändern können.

Kontakt

Unser Angebot für Sie

Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für die Akkreditierung einer Repräsentanz oder Filiale in Russland.

Ihr Ansprechpartner ist deutscher Rechtsanwalt Juri Semiletopulo (Deutsch, Englisch, Russisch). Kontaktieren Sie uns einfach direkt per Email oder telefonisch.

Tel.: +49 89 215 51 061
Tel.: +7 495 151 21 15
Email: info@mlegal.de